Gestion résidents · Resthome Suite
Gestion des résidents en maison de repos : les fonctionnalités clés de Resthome Suite
Admission, séjours, évaluations Katz, dossier médical, facturation INAMI : tour d'horizon des fonctionnalités clés de Resthome Suite pour gérer les résidents d'une MR/MRS belge.
Du premier contact à la sortie, le dossier résident est le cœur battant d'une MRPA ou d'une MRS. Voici comment Resthome Suite structure sur Odoo l'ensemble des flux administratifs, médicaux et financiers autour du résident.
Lecture : 7 min · Public : directions et responsables administratifs MRPA/MRS · Solution : Resthome Suite sur Odoo
Resthome Suite centralise dans un dossier résident unique toutes les informations dont un établissement a besoin au quotidien : identité, contrat, mutualité, cotation Katz, plan de soins, signes vitaux, argent de poche, facturation. Les équipes administratives et soignantes travaillent sur la même donnée, sans ressaisie. Les flux INAMI, MyCareNet et la comptabilité PCMN sont connectés nativement.
Pourquoi le dossier résident est le pivot de tout ERP sectoriel
Dans une maison de repos, chaque résident est simultanément un patient, un client, un locataire et un bénéficiaire INAMI. Il génère des flux de soins, des flux de facturation, des obligations réglementaires (Katz, BelRAI, AVIQ) et des mouvements financiers (prix journalier, argent de poche, acomptes, cautions).
La plupart des établissements gèrent ces dimensions dans des outils séparés : un logiciel de soins d'un côté, un tableur pour les admissions, un autre logiciel pour la facturation, une comptabilité à part. Les ressaisies multiplient les erreurs et alourdissent le travail des équipes, alors même que les obligations de traçabilité ne cessent d'augmenter — particulièrement avec l'échéance eHealth du 1er octobre 2026.
Resthome Suite propose une approche radicalement différente : un seul dossier résident, plusieurs vues métier. L'administration, les équipes soignantes, la comptabilité et la direction accèdent à la même donnée, filtrée selon leur rôle et leurs droits.
Le dossier résident 360°
Chaque résident dispose d'un dossier unifié qui regroupe l'ensemble des informations nécessaires à son accompagnement. Les données sont organisées par onglets pour rester lisibles, tout en restant interconnectées.
Identité et coordonnées
Nom, date de naissance, registre national, pièce d'identité, langue, état civil, coordonnées personnelles et professionnelles antérieures. Le dossier intègre également les personnes de contact (famille référente, personne de confiance, administrateur de biens) avec leurs rôles respectifs.
Données médicales et mutualité
Numéro de mutualité, code titulaire, médecin traitant, pharmacien habituel, allergies et antécédents. Le dossier prépare les interactions avec les organismes assureurs et la génération des flux MyCareNet (eFact, eAgreement).
Contrat et hébergement
Type de contrat (MRPA, MRS, court séjour), date d'entrée, chambre attribuée, prix journalier applicable, suppléments, caution, acomptes. Le dossier suit l'historique des chambres occupées et des changements contractuels.
Du premier contact à la sortie : un parcours tracé
Resthome Suite structure l'ensemble du cycle de vie du résident en étapes clairement identifiées. Chaque transition déclenche automatiquement les actions associées — création d'un contrat, affectation d'une chambre, première facturation, clôture du dossier.
| Étape | Actions automatisées |
|---|---|
| Demande d'admission | Création du pré-dossier, évaluation initiale, liste d'attente avec priorisation. |
| Évaluation | Visite de pré-admission, première cotation Katz indicative, analyse financière. |
| Admission | Contrat, règlement d'ordre intérieur, état des lieux, inventaire des biens personnels. |
| Séjour | Suivi médical, facturation mensuelle, gestion de l'argent de poche, actualisation Katz. |
| Sortie / décès | Clôture du dossier, facturation finale au prorata, restitution de la caution, archivage RGPD. |
Chambres, lits et taux d'occupation
La gestion des chambres est directement intégrée au dossier résident. L'établissement visualise en un coup d'œil son plan d'occupation : chambres libres, occupées, en nettoyage, réservées pour une admission à venir.
- Vue plan d'occupation — carte visuelle des chambres par étage et par aile, avec statut en temps réel.
- Historique d'occupation — qui a occupé quelle chambre, à quelles dates, essentiel en cas de traçabilité sanitaire.
- Taux d'occupation consolidé — indicateur mensuel pour le pilotage financier, exportable pour les autorités de tutelle.
- Gestion des types de chambre — simple, double, médicalisée, avec tarification différenciée automatique.
Cotation Katz et évaluation de dépendance
La cotation Katz est le cœur du financement INAMI des maisons de repos. Resthome Suite intègre nativement la grille Katz et ses catégories de dépendance (O, A, B, C, Cd, D), avec historique complet et traçabilité de chaque évaluation.
- Saisie guidée de la grille Katz par les équipes soignantes, avec règles de cohérence.
- Calcul automatique de la catégorie de dépendance INAMI.
- Historique complet des cotations pour démontrer l'évolution de la dépendance en cas de contrôle.
- Alertes en cas de changement significatif impactant la facturation INAMI.
- Préparation BelRAI pour les établissements concernés par le déploiement progressif de l'outil.
Plan de soins et signes vitaux
Le module médical (resthome_medical) permet aux équipes soignantes de construire et de suivre un plan de soins individualisé pour chaque résident, tout en traçant les signes vitaux au fil de l'eau.
Plan de soins individualisé
Objectifs de soins, prescriptions médicamenteuses, actes infirmiers programmés, planning de rotation des équipes. Chaque acte réalisé est horodaté et associé au soignant, ce qui garantit une traçabilité complète exigible en cas d'inspection AVIQ.
Signes vitaux et surveillance
Saisie rapide des constantes (tension, température, pouls, saturation, glycémie, poids), visualisation graphique des tendances, alertes en cas de valeurs hors seuils. Les données sont accessibles au médecin traitant via un accès dédié.
Argent de poche et comptes résidents
La gestion de l'argent de poche des résidents est une zone sensible, à la fois sur le plan comptable (comptes de transit) et sur le plan éthique (traçabilité des dépenses). Resthome Suite l'intègre proprement dans la comptabilité belge (PCMN).
- Compte individuel par résident — dépôts, retraits, dépenses, avec justificatif attaché.
- Comptes de transit — traitement comptable conforme au PCMN, séparation claire entre les fonds de l'établissement et ceux des résidents.
- Relevés périodiques — envoyés aux familles ou administrateurs de biens selon la fréquence définie.
- Justificatifs numériques — photo du ticket de caisse archivée directement dans le dossier.
Un module connecté à tout l'ERP
La vraie force d'un ERP sectoriel, c'est l'absence de rupture entre les modules. Dans Resthome Suite, le dossier résident alimente automatiquement l'ensemble de la chaîne de gestion :
- Facturation — génération mensuelle des factures résidents et des flux INAMI/MyCareNet à partir des journées de présence et de la catégorie Katz.
- Comptabilité PCMN — comptabilisation automatique, gestion de la TVA, clôtures périodiques.
- Ressources humaines — lien entre les actes saisis par les soignants et le suivi RH (présence, qualifications, formations).
- Pilotage — tableaux de bord consolidés pour la direction (occupation, marge par résident, KPI soins).
Resthome Suite repose sur deux modules Odoo complémentaires : resthome_base (gestion administrative des résidents) et resthome_medical (dossier de soins). Les deux sont pilotés par un flag medical_mode, ce qui permet d'adapter le déploiement au profil de chaque établissement — administration seule ou administration + soins — sans bouleverser l'architecture.
Et la conformité ?
La gestion des résidents n'est pas qu'une question d'efficacité opérationnelle : c'est aussi un terrain réglementaire exigeant. Resthome Suite intègre dès la conception les obligations belges et wallonnes.
- RGPD — gestion des consentements, droits d'accès et de portabilité, archivage à valeur probante, durées de conservation paramétrables.
- AVIQ — traçabilité des soins, documentation des procédures, registres exigibles en cas d'inspection.
- eHealth / INAMI 2026 — compatibilité avec le calendrier de digitalisation imposé aux établissements au 1er octobre 2026 (CSAM, ESB, certifications).
- Droits d'accès granulaires — chaque utilisateur voit uniquement les informations nécessaires à sa fonction.
En résumé
Un bon module de gestion des résidents ne se limite pas à un fichier clients amélioré. Il doit capturer la complexité réelle d'une maison de repos : un résident qui est à la fois patient, locataire, bénéficiaire INAMI et personne de confiance d'une famille. Il doit aussi absorber sans friction les obligations réglementaires qui s'empilent — Katz, BelRAI, MyCareNet, AVIQ, RGPD, eHealth 2026.
Resthome Suite apporte cette structuration sur une base Odoo ouverte, modulaire et évolutive, avec une spécialisation belge qu'aucune autre solution européenne ne propose à ce jour. Un socle unique, des vues métier différenciées, une donnée juste — et des équipes qui peuvent enfin se concentrer sur ce qui compte : le soin et l'accompagnement.
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Publié par LPLG Europe · Resthome Suite · resthome.lplg.eu
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